Edite os metadados do documento — Word, Excel, PowerPoint

O que são metadados de documentos?

Metadados de documentos são informações ocultas armazenadas dentro dos seus arquivos do Word, Excel e PowerPoint. Toda vez que você cria ou edita um documento, o Microsoft Office registra automaticamente detalhes como seu nome (como autor), o nome da sua empresa, a data e a hora de criação e da última modificação, o tempo total de edição, o número de revisão e até o nome do computador usado. Essas informações são armazenadas na estrutura XML interna do arquivo — invisíveis quando você abre o documento normalmente, mas facilmente legíveis para quem sabe onde procurar. Quando você compartilha um documento por e-mail ou o envia para um site, todos esses metadados viajam junto com o arquivo.

Por que você deve se preocupar com metadados de documentos?

Metadados de documentos podem revelar muito mais do que você pretende. Um currículo enviado a um potencial empregador pode mostrar que foi criado originalmente há três anos e editado 47 vezes. Uma proposta comercial pode revelar os nomes de autores ou revisores anteriores que você preferiria manter privados. Documentos jurídicos podem expor o histórico interno de revisões. Em alguns casos, metadados foram até usados em processos judiciais para estabelecer cronologias ou autoria. Para jornalistas que protegem fontes, empresas que resguardam segredos comerciais ou qualquer pessoa que valorize a privacidade, controlar metadados de documentos não é opcional — é essencial. Até mesmo metadados inocentes, como seu nome completo ou sua empresa, podem representar um risco à privacidade ao compartilhar arquivos publicamente.

Que tipos de metadados os documentos do Office contêm?

Documentos Office Open XML (DOCX, XLSX, PPTX) armazenam metadados em dois locais principais. As propriedades principais incluem título, assunto, palavras-chave, descrição, autor, último modificador, número de revisão, data de criação e data de modificação. As propriedades estendidas (app.xml) contêm o nome e a versão do aplicativo, o nome da empresa, o tempo total de edição, o número de páginas/palavras/slides e informações sobre o modelo. Propriedades personalizadas podem armazenar quaisquer pares chave-valor adicionais. Alguns documentos também contêm alterações controladas, comentários com nomes de autores e carimbos de data/hora, além de texto oculto. Nossa ferramenta oferece visibilidade total de todas essas propriedades e permite visualizar, editar ou remover cada uma individualmente.

Como compartilhar documentos com segurança sem vazar metadados

Antes de compartilhar qualquer documento externamente, sempre verifique seus metadados. Abra o arquivo em nosso editor de metadados de documentos para ver exatamente quais informações ocultas ele contém. Remova ou substitua seu nome pessoal por um identificador genérico. Limpe o campo de empresa se ele contiver detalhes sensíveis da organização. Verifique o histórico de revisões — um alto número de revisões ou um longo tempo de edição pode revelar mais sobre o seu processo do que você gostaria. Para máxima privacidade, considere criar uma cópia nova do documento (o que redefine alguns metadados) e depois limpe as propriedades restantes com nossa ferramenta. Lembre-se: depois que você envia um arquivo por e-mail ou o carrega na internet, não há como recuperar os metadados que ele continha.

Metadados de documentos e conformidade

Muitos setores têm requisitos rigorosos sobre metadados de documentos. Profissionais do direito devem garantir que a confidencialidade do cliente não seja comprometida por informações ocultas de autoria. Organizações de saúde precisam verificar se dados de pacientes não vazam por meio das propriedades dos documentos. Agências governamentais costumam ter políticas que exigem a remoção de metadados antes da publicação de documentos. Nossa ferramenta ajuda você a cumprir esses requisitos de conformidade, dando controle total sobre cada campo de metadados. Você pode auditar documentos antes de compartilhá-los, criar versões limpas para distribuição e manter um registro claro do que foi removido.