ドキュメントメタデータを編集 — Word、Excel、PowerPoint

ドキュメントのメタデータとは？

ドキュメントのメタデータとは、Word、Excel、PowerPoint ファイルの内部に保存される隠れた情報のことです。ドキュメントを作成・編集するたびに、Microsoft Office は自動的に、名前（作成者として）、会社名、ファイルの作成日時と最終更新日時、総編集時間、リビジョン番号、さらには使用したコンピュータ名などの情報を記録します。これらの情報はファイル内部の XML 構造に保存されており、通常どおりドキュメントを開いただけでは見えませんが、探し方を知っている人なら誰でも簡単に読み取ることができます。ドキュメントをメールで共有したり、Web サイトにアップロードしたりすると、これらのメタデータもすべてファイルと一緒に送信されます。

なぜドキュメントのメタデータを気にするべきなのか？

ドキュメントのメタデータは、意図した以上に多くの情報を漏らす可能性があります。求職先の企業に送った履歴書から、3 年前に作成され 47 回も編集されたことが分かってしまうかもしれません。ビジネス提案書から、非公開にしておきたい過去の作成者やレビュー担当者の名前が明らかになることもあります。法律文書から内部の改訂履歴が露見することもあります。場合によっては、メタデータが裁判で時系列や著者の特定に使われたこともあります。情報源を守るジャーナリスト、営業秘密を守る企業、そしてプライバシーを重視するすべての人にとって、ドキュメントのメタデータを管理することは選択肢ではなく必須です。氏名や会社名といった一見無害なメタデータでさえ、ファイルを公開で共有する際にはプライバシーリスクになり得ます。

Office ドキュメントにはどのような種類のメタデータが含まれるのか？

Office Open XML ドキュメント（DOCX、XLSX、PPTX）のメタデータは、主に 2 か所に保存されます。コアプロパティには、タイトル、件名、キーワード、説明、作成者、最終更新者、リビジョン番号、作成日、更新日が含まれます。拡張プロパティ（app.xml）には、アプリケーション名とバージョン、会社名、総編集時間、ページ数・文字数・スライド数、テンプレート情報が含まれます。カスタムプロパティには任意の追加のキーと値のペアを保存できます。一部のドキュメントには、変更履歴、作成者名とタイムスタンプ付きのコメント、非表示テキストが含まれていることもあります。当ツールを使えば、これらすべてのプロパティを完全に把握し、1 つずつ個別に表示・編集・削除できます。

メタデータを漏らさずにドキュメントを安全に共有する方法

ドキュメントを外部に共有する前には、必ずメタデータを確認してください。ドキュメントメタデータエディターでファイルを開き、どのような隠れた情報が含まれているのかを正確に把握しましょう。個人名は削除するか、汎用的な識別子に置き換えます。会社欄に組織の機密情報が含まれている場合はクリアします。改訂履歴も確認しましょう——改訂回数や編集時間が長いと、知られたくない作業プロセスが透けて見えることがあります。最大限のプライバシーを確保するには、ドキュメントの新しいコピーを作成し（これにより一部のメタデータがリセットされます）、残りのプロパティを当ツールでクリーンアップすることをおすすめします。覚えておいてください：ファイルをメールで送信したりアップロードしたりした後は、含まれていたメタデータを回収することはできません。

ドキュメントのメタデータとコンプライアンス

多くの業界では、ドキュメントのメタデータに関する厳しい要件が定められています。法律専門家は、隠れた作成者情報によって顧客の機密が損なわれないようにしなければなりません。医療機関は、患者データがドキュメントのプロパティ経由で漏れないことを確認する必要があります。政府機関では、ドキュメントを公開する前にメタデータを削除することを求める方針が一般的です。当ツールを使えば、すべてのメタデータ項目を完全に管理でき、これらのコンプライアンス要件を満たすことができます。共有前にドキュメントを監査し、配布用のクリーンなバージョンを作成して、削除した内容の記録を明確に残せます。