แก้ไข ข้อมูลเมตาของเอกสาร — Word, Excel, PowerPoint

เมตาดาต้าของเอกสารคืออะไร

เมตาดาต้าของเอกสารคือข้อมูลที่ซ่อนอยู่ซึ่งจัดเก็บไว้ในไฟล์ Word, Excel และ PowerPoint ของคุณ ทุกครั้งที่คุณสร้างหรือแก้ไขเอกสาร Microsoft Office จะบันทึกข้อมูลโดยอัตโนมัติ เช่น ชื่อของคุณ (ในฐานะผู้เขียน) ชื่อบริษัทของคุณ วันที่และเวลาที่สร้างและแก้ไขไฟล์ครั้งล่าสุด เวลาแก้ไขทั้งหมด หมายเลขเวอร์ชัน และแม้แต่ชื่อคอมพิวเตอร์ที่ใช้ ข้อมูลเหล่านี้ถูกเก็บไว้ในโครงสร้าง XML ภายในของไฟล์ — มองไม่เห็นเมื่อคุณเปิดเอกสารตามปกติ แต่ผู้ที่รู้ว่าจะหาที่ไหนก็อ่านได้ง่าย เมื่อคุณแชร์เอกสารทางอีเมลหรืออัปโหลดไปยังเว็บไซต์ เมตาดาต้าทั้งหมดนี้จะเดินทางไปพร้อมกับไฟล์

ทำไมคุณควรใส่ใจเมตาดาต้าของเอกสาร

เมตาดาต้าของเอกสารอาจเปิดเผยมากกว่าที่คุณตั้งใจไว้ ประวัติย่อที่ส่งให้นายจ้างที่มีศักยภาพอาจแสดงว่าเอกสารนั้นถูกสร้างขึ้นเมื่อสามปีก่อนและถูกแก้ไข 47 ครั้ง ข้อเสนอทางธุรกิจอาจเปิดเผยชื่อผู้เขียนหรือผู้ตรวจสอบคนก่อนที่คุณอยากเก็บเป็นส่วนตัว เอกสารทางกฎหมายอาจเปิดเผยประวัติการแก้ไขภายใน ในบางกรณี เมตาดาต้าเคยถูกใช้ในคดีความเพื่อยืนยันไทม์ไลน์หรือความเป็นผู้เขียน สำหรับนักข่าวที่ปกป้องแหล่งข่าว ธุรกิจที่รักษาความลับทางการค้า หรือใครก็ตามที่ให้ความสำคัญกับความเป็นส่วนตัว การควบคุมเมตาดาต้าของเอกสารไม่ใช่ทางเลือก — แต่เป็นสิ่งจำเป็น แม้แต่เมตาดาต้าที่ดูไร้เดียงสาอย่างชื่อเต็มหรือชื่อบริษัทของคุณก็อาจเป็นความเสี่ยงด้านความเป็นส่วนตัวเมื่อแชร์ไฟล์สู่สาธารณะ

เอกสาร Office มีเมตาดาต้าประเภทใดบ้าง

เอกสาร Office Open XML (DOCX, XLSX, PPTX) จัดเก็บเมตาดาต้าไว้ในสองตำแหน่งหลัก คุณสมบัติหลักประกอบด้วยชื่อเรื่อง หัวข้อ คำสำคัญ คำอธิบาย ผู้เขียน ผู้แก้ไขล่าสุด หมายเลขเวอร์ชัน วันที่สร้าง และวันที่แก้ไข คุณสมบัติเพิ่มเติม (app.xml) ประกอบด้วยชื่อและเวอร์ชันของแอปพลิเคชัน ชื่อบริษัท เวลาแก้ไขทั้งหมด จำนวนหน้า/คำ/สไลด์ และข้อมูลเทมเพลต คุณสมบัติแบบกำหนดเองสามารถจัดเก็บคู่คีย์-ค่าเพิ่มเติมใด ๆ ได้ เอกสารบางฉบับยังมีการติดตามการเปลี่ยนแปลง ความคิดเห็นพร้อมชื่อผู้เขียนและประทับเวลา และข้อความที่ซ่อนอยู่ เครื่องมือของเราให้คุณมองเห็นคุณสมบัติทั้งหมดนี้อย่างครบถ้วน และให้คุณดู แก้ไข หรือลบแต่ละรายการแยกกันได้

วิธีแชร์เอกสารอย่างปลอดภัยโดยไม่ให้เมตาดาต้ารั่วไหล

ก่อนแชร์เอกสารใด ๆ ภายนอก โปรดตรวจสอบเมตาดาต้าของมันเสมอ เปิดไฟล์ในตัวแก้ไขเมตาดาต้าเอกสารของเราเพื่อดูว่ามีข้อมูลที่ซ่อนอยู่อะไรบ้าง ลบหรือแทนที่ชื่อส่วนตัวของคุณด้วยตัวระบุทั่วไป ล้างช่องบริษัทหากมีรายละเอียดองค์กรที่ละเอียดอ่อน ตรวจสอบประวัติเวอร์ชัน — จำนวนเวอร์ชันที่สูงหรือเวลาแก้ไขที่นานอาจเปิดเผยเกี่ยวกับกระบวนการของคุณมากกว่าที่คุณต้องการ เพื่อความเป็นส่วนตัวสูงสุด ลองพิจารณาสร้างสำเนาใหม่ของเอกสาร (ซึ่งจะรีเซ็ตเมตาดาต้าบางส่วน) แล้วล้างคุณสมบัติที่เหลือด้วยเครื่องมือของเรา โปรดจำไว้ว่า: เมื่อคุณส่งไฟล์ทางอีเมลหรืออัปโหลดแล้ว คุณจะไม่สามารถเรียกคืนเมตาดาต้าที่อยู่ในนั้นได้

เมตาดาต้าของเอกสารและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

หลายอุตสาหกรรมมีข้อกำหนดที่เข้มงวดเกี่ยวกับเมตาดาต้าของเอกสาร ผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายต้องแน่ใจว่าความลับของลูกค้าไม่ถูกทำลายโดยข้อมูลผู้เขียนที่ซ่อนอยู่ องค์กรด้านสุขภาพต้องตรวจสอบว่าข้อมูลผู้ป่วยไม่รั่วไหลผ่านคุณสมบัติของเอกสาร หน่วยงานรัฐบาลมักมีนโยบายที่กำหนดให้ลบเมตาดาต้าก่อนเผยแพร่เอกสารสู่สาธารณะ เครื่องมือของเราช่วยให้คุณปฏิบัติตามข้อกำหนดเหล่านี้โดยให้คุณควบคุมทุกฟิลด์เมตาดาต้าอย่างสมบูรณ์ คุณสามารถตรวจสอบเอกสารก่อนแชร์ สร้างเวอร์ชันที่สะอาดสำหรับการเผยแพร่ และเก็บบันทึกที่ชัดเจนว่าลบอะไรออกไป