Upravit metadata dokumentu — Word, Excel, PowerPoint

Co jsou metadata dokumentů?

Metadata dokumentů jsou skryté informace uložené ve vašich souborech Word, Excel a PowerPoint. Pokaždé, když vytvoříte nebo upravíte dokument, Microsoft Office automaticky zaznamená podrobnosti, jako je vaše jméno (jako autora), název vaší společnosti, datum a čas vytvoření a poslední úpravy souboru, celkovou dobu úprav, číslo revize a dokonce i název použitého počítače. Tyto informace jsou uloženy ve vnitřní struktuře XML souboru — neviditelné při běžném otevření dokumentu, ale snadno čitelné pro každého, kdo ví, kde hledat. Když sdílíte dokument e-mailem nebo jej nahrajete na web, všechna tato metadata cestují se souborem.

Proč by vás měla zajímat metadata dokumentů?

Metadata dokumentů mohou odhalit mnohem více, než zamýšlíte. Životopis zaslaný potenciálnímu zaměstnavateli může ukázat, že byl původně vytvořen před třemi lety a upraven 47krát. Obchodní nabídka by mohla odhalit jména předchozích autorů nebo recenzentů, které byste raději utajili. Právní dokumenty mohou odhalit interní historii revizí. V některých případech byla metadata dokonce použita u soudů ke stanovení časových os nebo autorství. Pro novináře chránící zdroje, firmy střežící obchodní tajemství nebo kohokoli, kdo si cení soukromí, není kontrola metadat dokumentů volitelná — je nezbytná. I nevinná metadata, jako je vaše celé jméno nebo společnost, mohou představovat riziko pro soukromí při veřejném sdílení souborů.

Jaké typy metadat obsahují dokumenty Office?

Dokumenty Office Open XML (DOCX, XLSX, PPTX) ukládají metadata na dvou hlavních místech. Základní vlastnosti zahrnují název, předmět, klíčová slova, popis, autora, údaj o tom, kdo naposledy upravil, číslo revize, datum vytvoření a datum úpravy. Rozšířené vlastnosti (app.xml) obsahují název a verzi aplikace, název společnosti, celkovou dobu úprav, počet stránek/slov/snímků a informace o šabloně. Vlastní vlastnosti mohou ukládat libovolné další páry klíč-hodnota. Některé dokumenty obsahují také sledované změny, komentáře se jmény autorů a časovými razítky a skrytý text. Náš nástroj vám poskytne úplný přehled o všech těchto vlastnostech a umožní vám každou z nich jednotlivě zobrazit, upravit nebo odebrat.

Jak bezpečně sdílet dokumenty bez úniku metadat

Před externím sdílením jakéhokoli dokumentu vždy zkontrolujte jeho metadata. Otevřete soubor v našem editoru metadat dokumentů, abyste přesně viděli, jaké skryté informace obsahuje. Odeberte nebo nahraďte své osobní jméno obecným identifikátorem. Vymažte pole společnosti, pokud obsahuje citlivé údaje o organizaci. Zkontrolujte historii revizí — vysoký počet revizí nebo dlouhá doba úprav mohou o vašem procesu prozradit více, než byste chtěli. Pro maximální soukromí zvažte vytvoření nové kopie dokumentu (čímž se některá metadata resetují) a následné vyčištění zbývajících vlastností naším nástrojem. Pamatujte: jakmile soubor odešlete e-mailem nebo nahrajete, metadata, která obsahoval, už nevezmete zpět.

Metadata dokumentů a soulad s předpisy

Mnohá odvětví mají přísné požadavky na metadata dokumentů. Právníci musí zajistit, aby důvěrnost klientů nebyla ohrožena skrytými informacemi o autorovi. Zdravotnické organizace musí ověřit, že data pacientů neunikají prostřednictvím vlastností dokumentů. Vládní agentury mají často zásady vyžadující odstranění metadat před veřejným zveřejněním dokumentů. Náš nástroj vám pomůže tyto požadavky na soulad splnit tím, že vám dá úplnou kontrolu nad každým polem metadat. Můžete auditovat dokumenty před sdílením, vytvářet čisté verze pro distribuci a vést si jasný záznam o tom, co bylo odebráno.