Redigera dokumentmetadata — Word, Excel, PowerPoint

Vad är dokumentmetadata?

Dokumentmetadata är dold information som lagras i dina Word-, Excel- och PowerPoint-filer. Varje gång du skapar eller redigerar ett dokument registrerar Microsoft Office automatiskt detaljer som ditt namn (som författare), ditt företagsnamn, datum och tid då filen skapades och senast ändrades, den totala redigeringstiden, revisionsnumret och till och med namnet på den dator som användes. Denna information lagras i filens interna XML-struktur — osynlig när du öppnar dokumentet normalt, men lättläst för alla som vet var de ska leta. När du delar ett dokument via e-post eller laddar upp det på en webbplats följer all denna metadata med filen.

Varför ska du bry dig om dokumentmetadata?

Dokumentmetadata kan avslöja långt mer än du tänkt dig. Ett CV som skickas till en potentiell arbetsgivare kan visa att det ursprungligen skapades för tre år sedan och redigerades 47 gånger. Ett affärsförslag kan avslöja namnen på tidigare författare eller granskare som du hellre vill hålla privata. Juridiska dokument kan exponera intern revisionshistorik. I vissa fall har metadata till och med använts i rättsfall för att fastställa tidslinjer eller författarskap. För journalister som skyddar källor, företag som skyddar affärshemligheter eller alla som värdesätter integritet är kontroll av dokumentmetadata inte valfritt — det är nödvändigt. Även oskyldig metadata som ditt fullständiga namn eller företag kan vara en integritetsrisk när du delar filer offentligt.

Vilka typer av metadata innehåller Office-dokument?

Office Open XML-dokument (DOCX, XLSX, PPTX) lagrar metadata på två huvudplatser. Kernegenskaper inkluderar titel, ämne, nyckelord, beskrivning, författare, senast ändrad av, revisionsnummer, skapandedatum och ändringsdatum. Utökade egenskaper (app.xml) innehåller programmets namn och version, företagsnamn, total redigeringstid, antal sidor/ord/bilder och mallinformation. Anpassade egenskaper kan lagra ytterligare nyckel-värde-par. Vissa dokument innehåller också spårade ändringar, kommentarer med författarnamn och tidsstämplar samt dold text. Vårt verktyg ger dig full insyn i alla dessa egenskaper och låter dig visa, redigera eller ta bort var och en individuellt.

Så här delar du dokument säkert utan att läcka metadata

Innan du delar ett dokument externt, kontrollera alltid dess metadata. Öppna filen i vår dokumentmetadataredigerare för att se exakt vilken dold information den innehåller. Ta bort eller ersätt ditt personliga namn med en generisk identifierare. Rensa företagsfältet om det innehåller känsliga organisationsdetaljer. Kontrollera revisionshistoriken — ett högt revisionsantal eller lång redigeringstid kan avslöja mer om din process än du vill. För maximal integritet, överväg att skapa en ny kopia av dokumentet (vilket återställer viss metadata) och sedan rensa de återstående egenskaperna med vårt verktyg. Kom ihåg: när du väl har e-postat eller laddat upp en fil kan du inte ta tillbaka metadatan den innehöll.

Dokumentmetadata och efterlevnad

Många branscher har stränga krav på dokumentmetadata. Jurister måste säkerställa att klientsekretessen inte äventyras av dold författarinformation. Hälso- och sjukvårdsorganisationer måste verifiera att patientdata inte läcker genom dokumentegenskaper. Myndigheter har ofta policyer som kräver borttagning av metadata innan dokument offentliggörs. Vårt verktyg hjälper dig att uppfylla dessa efterlevnadskrav genom att ge dig full kontroll över varje metadatafält. Du kan granska dokument innan du delar dem, skapa rena versioner för distribution och hålla tydlig koll på vad som togs bort.