డాక్యుమెంట్ మెటాడేటాను సవరించండి — Word, Excel, PowerPoint

డాక్యుమెంట్ మెటాడేటా అంటే ఏమిటి?

డాక్యుమెంట్ మెటాడేటా అంటే మీ Word, Excel మరియు PowerPoint ఫైళ్లలో నిల్వ చేయబడిన దాచిన సమాచారం. మీరు డాక్యుమెంట్‌ను సృష్టించిన ప్రతిసారీ లేదా సవరించిన ప్రతిసారీ, Microsoft Office మీ పేరు (రచయితగా), మీ కంపెనీ పేరు, ఫైల్ సృష్టించబడిన మరియు చివరిగా సవరించబడిన తేదీ మరియు సమయం, మొత్తం ఎడిటింగ్ సమయం, పునర్విమర్శ సంఖ్య మరియు ఉపయోగించిన కంప్యూటర్ పేరు వంటి వివరాలను స్వయంచాలకంగా నమోదు చేస్తుంది. ఈ సమాచారం ఫైల్ యొక్క అంతర్గత XML నిర్మాణంలో నిల్వ చేయబడుతుంది — డాక్యుమెంట్‌ను సాధారణంగా తెరిచినప్పుడు కనిపించదు, కానీ ఎక్కడ చూడాలో తెలిసిన ఎవరికైనా సులభంగా చదవవచ్చు. మీరు డాక్యుమెంట్‌ను ఈమెయిల్ ద్వారా పంచుకున్నప్పుడు లేదా వెబ్‌సైట్‌కు అప్‌లోడ్ చేసినప్పుడు, ఈ మెటాడేటా మొత్తం ఫైల్‌తో పాటు వెళ్తుంది.

డాక్యుమెంట్ మెటాడేటా గురించి మీరు ఎందుకు శ్రద్ధ వహించాలి?

డాక్యుమెంట్ మెటాడేటా మీ ఉద్దేశ్యానికి మించి చాలా ఎక్కువ వెల్లడించవచ్చు. సంభావ్య యజమానికి పంపిన రెజ్యూమె వాస్తవానికి మూడేళ్ల క్రితం సృష్టించబడి 47 సార్లు సవరించబడినట్లు చూపించవచ్చు. వ్యాపార ప్రతిపాదన మీరు గోప్యంగా ఉంచాలనుకునే మునుపటి రచయితలు లేదా సమీక్షకుల పేర్లను వెల్లడించవచ్చు. చట్టపరమైన డాక్యుమెంట్‌లు అంతర్గత పునర్విమర్శ చరిత్రను బహిర్గతం చేయవచ్చు. కొన్ని సందర్భాల్లో, టైమ్‌లైన్‌లు లేదా రచయితృత్వాన్ని నిర్ధారించడానికి కోర్టు కేసుల్లో కూడా మెటాడేటా ఉపయోగించబడింది. మూలాలను రక్షించే పాత్రికేయులకు, వ్యాపార రహస్యాలను కాపాడుకునే వ్యాపారాలకు లేదా గోప్యతను విలువైనదిగా భావించే ఎవరికైనా, డాక్యుమెంట్ మెటాడేటాను నియంత్రించడం ఐచ్ఛికం కాదు — అది అత్యవసరం. మీ పూర్తి పేరు లేదా కంపెనీ వంటి అమాయకమైన మెటాడేటా కూడా ఫైళ్లను బహిరంగంగా పంచుకున్నప్పుడు గోప్యతా ప్రమాదం కావచ్చు.

Office డాక్యుమెంట్‌లు ఏ రకాల మెటాడేటాను కలిగి ఉంటాయి?

Office Open XML డాక్యుమెంట్‌లు (DOCX, XLSX, PPTX) మెటాడేటాను రెండు ప్రధాన స్థానాల్లో నిల్వ చేస్తాయి. కోర్ లక్షణాలలో శీర్షిక, విషయం, కీలకపదాలు, వివరణ, రచయిత, చివరిగా సవరించినవారు, పునర్విమర్శ సంఖ్య, సృష్టి తేదీ మరియు సవరణ తేదీ ఉంటాయి. విస్తరించిన లక్షణాలు (app.xml) అప్లికేషన్ పేరు మరియు వెర్షన్, కంపెనీ పేరు, మొత్తం ఎడిటింగ్ సమయం, పేజీల/పదాల/స్లయిడ్‌ల సంఖ్య మరియు టెంప్లేట్ సమాచారాన్ని కలిగి ఉంటాయి. అనుకూల లక్షణాలు ఏదైనా అదనపు కీ-విలువ జతలను నిల్వ చేయగలవు. కొన్ని డాక్యుమెంట్‌లలో ట్రాక్ చేసిన మార్పులు, రచయిత పేర్లు మరియు టైమ్‌స్టాంప్‌లతో కూడిన వ్యాఖ్యలు మరియు దాచిన టెక్స్ట్ కూడా ఉంటాయి. మా సాధనం ఈ లక్షణాలన్నింటిపై మీకు పూర్తి దృశ్యమానతను ఇస్తుంది మరియు ప్రతిదాన్ని వ్యక్తిగతంగా చూడటానికి, సవరించడానికి లేదా తొలగించడానికి మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది.

మెటాడేటా లీక్ కాకుండా డాక్యుమెంట్‌లను సురక్షితంగా ఎలా పంచుకోవాలి

ఏదైనా డాక్యుమెంట్‌ను బయటికి పంచుకునే ముందు, దాని మెటాడేటాను ఎల్లప్పుడూ తనిఖీ చేయండి. దానిలో ఖచ్చితంగా ఏ దాచిన సమాచారం ఉందో చూడటానికి మా డాక్యుమెంట్ మెటాడేటా ఎడిటర్‌లో ఫైల్‌ను తెరవండి. మీ వ్యక్తిగత పేరును తొలగించండి లేదా సాధారణ గుర్తింపుతో భర్తీ చేయండి. కంపెనీ ఫీల్డ్‌లో సున్నితమైన సంస్థాగత వివరాలు ఉంటే దాన్ని ఖాళీ చేయండి. పునర్విమర్శ చరిత్రను తనిఖీ చేయండి — ఎక్కువ పునర్విమర్శల సంఖ్య లేదా సుదీర్ఘ ఎడిటింగ్ సమయం మీ ప్రక్రియ గురించి మీరు కోరుకున్న దానికంటే ఎక్కువ వెల్లడించవచ్చు. గరిష్ట గోప్యత కోసం, డాక్యుమెంట్ యొక్క కొత్త కాపీని సృష్టించండి (ఇది కొంత మెటాడేటాను రీసెట్ చేస్తుంది) ఆపై మా సాధనంతో మిగిలిన లక్షణాలను శుభ్రం చేయండి. గుర్తుంచుకోండి: మీరు ఫైల్‌ను ఈమెయిల్ చేసిన తర్వాత లేదా అప్‌లోడ్ చేసిన తర్వాత, అందులో ఉన్న మెటాడేటాను వెనక్కి తీసుకోలేరు.

డాక్యుమెంట్ మెటాడేటా మరియు సమ్మతి

అనేక పరిశ్రమలు డాక్యుమెంట్ మెటాడేటా గురించి కఠినమైన అవసరాలను కలిగి ఉంటాయి. దాచిన రచయిత సమాచారం వల్ల క్లయింట్ గోప్యత దెబ్బతినదని న్యాయ నిపుణులు నిర్ధారించుకోవాలి. డాక్యుమెంట్ లక్షణాల ద్వారా రోగి డేటా లీక్ కాకుండా ఆరోగ్య సంస్థలు ధృవీకరించుకోవాలి. డాక్యుమెంట్‌లను బహిరంగంగా విడుదల చేసే ముందు మెటాడేటా తొలగింపు అవసరమనే విధానాలను ప్రభుత్వ సంస్థలు తరచుగా కలిగి ఉంటాయి. ప్రతి మెటాడేటా ఫీల్డ్‌పై మీకు పూర్తి నియంత్రణ ఇవ్వడం ద్వారా మా సాధనం ఈ సమ్మతి అవసరాలను తీర్చడంలో మీకు సహాయపడుతుంది. మీరు పంచుకునే ముందు డాక్యుమెంట్‌లను ఆడిట్ చేయవచ్చు, పంపిణీ కోసం శుభ్రమైన వెర్షన్‌లను సృష్టించవచ్చు మరియు ఏమి తొలగించబడిందో స్పష్టమైన రికార్డును నిర్వహించవచ్చు.