ویرایش فراداده سند — Word، Excel، PowerPoint

متادیتای اسناد چیست؟

متادیتای اسناد اطلاعات پنهانی است که درون فایل‌های Word، Excel و PowerPoint شما ذخیره می‌شود. هر بار که سندی را ایجاد یا ویرایش می‌کنید، Microsoft Office به‌طور خودکار جزئیاتی مانند نام شما (به‌عنوان نویسنده)، نام شرکت شما، تاریخ و زمان ایجاد و آخرین ویرایش فایل، مجموع زمان ویرایش، شماره‌ی بازبینی و حتی نام رایانه‌ی استفاده‌شده را ثبت می‌کند. این اطلاعات در ساختار XML داخلی فایل ذخیره می‌شود — هنگام باز کردن عادی سند نامرئی است، اما برای هر کسی که بداند کجا باید نگاه کند به‌راحتی قابل خواندن است. وقتی سندی را از طریق ایمیل به اشتراک می‌گذارید یا آن را در وب‌سایتی بارگذاری می‌کنید، تمام این متادیتا همراه فایل منتقل می‌شود.

چرا باید به متادیتای اسناد اهمیت دهید؟

متادیتای اسناد می‌تواند بسیار بیشتر از آنچه قصد دارید را فاش کند. رزومه‌ای که برای یک کارفرمای احتمالی ارسال می‌شود ممکن است نشان دهد که اصلاً سه سال پیش ایجاد شده و ۴۷ بار ویرایش شده است. یک پیشنهاد تجاری می‌تواند نام نویسندگان یا بازبینان قبلی را فاش کند که ترجیح می‌دهید خصوصی بمانند. اسناد حقوقی ممکن است تاریخچه‌ی بازبینی داخلی را افشا کنند. در برخی موارد، از متادیتا حتی در پرونده‌های قضایی برای اثبات زمان‌بندی یا نویسندگی استفاده شده است. برای روزنامه‌نگارانی که از منابع خود محافظت می‌کنند، کسب‌وکارهایی که از اسرار تجاری محافظت می‌کنند یا هر کسی که به حریم خصوصی اهمیت می‌دهد، کنترل متادیتای اسناد اختیاری نیست — ضروری است. حتی متادیتای بی‌ضرری مانند نام کامل یا شرکت شما هم می‌تواند هنگام اشتراک‌گذاری عمومی فایل‌ها یک خطر حریم خصوصی باشد.

اسناد Office چه انواعی از متادیتا را شامل می‌شوند؟

اسناد Office Open XML (DOCX، XLSX، PPTX) متادیتا را در دو مکان اصلی ذخیره می‌کنند. ویژگی‌های اصلی شامل عنوان، موضوع، کلمات کلیدی، توضیحات، نویسنده، آخرین ویرایش‌کننده، شماره‌ی بازبینی، تاریخ ایجاد و تاریخ ویرایش است. ویژگی‌های توسعه‌یافته (app.xml) شامل نام و نسخه‌ی برنامه، نام شرکت، مجموع زمان ویرایش، تعداد صفحات/کلمات/اسلایدها و اطلاعات قالب است. ویژگی‌های سفارشی می‌توانند هر جفت کلید-مقدار اضافی را ذخیره کنند. برخی اسناد همچنین شامل تغییرات ردیابی‌شده، نظرات با نام نویسنده و برچسب زمانی و متن پنهان هستند. ابزار ما به شما دید کاملی نسبت به همه‌ی این ویژگی‌ها می‌دهد و امکان مشاهده، ویرایش یا حذف هر یک را به‌صورت جداگانه فراهم می‌کند.

چگونه اسناد را بدون نشت متادیتا به‌طور امن به اشتراک بگذاریم

پیش از به اشتراک گذاشتن هر سندی با دیگران، همیشه متادیتای آن را بررسی کنید. فایل را در ویرایشگر متادیتای اسناد ما باز کنید تا دقیقاً ببینید چه اطلاعات پنهانی در آن وجود دارد. نام شخصی خود را حذف کنید یا آن را با یک شناسه‌ی عمومی جایگزین کنید. اگر فیلد شرکت حاوی جزئیات حساس سازمانی است، آن را پاک کنید. تاریخچه‌ی بازبینی را بررسی کنید — تعداد بالای بازبینی‌ها یا زمان طولانی ویرایش می‌تواند بیش از آنچه می‌خواهید درباره‌ی فرایند کاری شما فاش کند. برای حداکثر حریم خصوصی، یک نسخه‌ی تازه از سند ایجاد کنید (که برخی متادیتاها را بازنشانی می‌کند) و سپس ویژگی‌های باقی‌مانده را با ابزار ما پاک کنید. به یاد داشته باشید: پس از ارسال فایل با ایمیل یا بارگذاری آن، نمی‌توانید متادیتایی را که در آن بوده پس بگیرید.

متادیتای اسناد و انطباق با مقررات

بسیاری از صنایع الزامات سخت‌گیرانه‌ای درباره‌ی متادیتای اسناد دارند. متخصصان حقوقی باید اطمینان حاصل کنند که محرمانگی موکل به دلیل اطلاعات پنهان نویسنده به خطر نمی‌افتد. سازمان‌های حوزه‌ی سلامت باید بررسی کنند که داده‌های بیمار از طریق ویژگی‌های سند نشت نمی‌کند. نهادهای دولتی اغلب سیاست‌هایی دارند که مستلزم حذف متادیتا پیش از انتشار عمومی اسناد است. ابزار ما با دادن کنترل کامل بر هر فیلد متادیتا، به شما کمک می‌کند این الزامات انطباقی را برآورده کنید. می‌توانید اسناد را پیش از اشتراک‌گذاری حسابرسی کنید، نسخه‌های تمیزی برای توزیع ایجاد کنید و سابقه‌ی روشنی از آنچه حذف شده نگه دارید.