עריכת מטא-דאטה של מסמך — Word, Excel, PowerPoint

מהם מטא-דאטה של מסמכים?

מטא-דאטה של מסמכים הם מידע נסתר המאוחסן בתוך קבצי ה-Word, ה-Excel וה-PowerPoint שלכם. בכל פעם שאתם יוצרים או עורכים מסמך, Microsoft Office מתעדת אוטומטית פרטים כמו שמכם (כמחבר), שם החברה שלכם, התאריך והשעה שבהם הקובץ נוצר ועודכן לאחרונה, זמן העריכה הכולל, מספר הגרסה ואפילו את שם המחשב שבו השתמשתם. מידע זה מאוחסן במבנה ה-XML הפנימי של הקובץ — בלתי נראה כשפותחים את המסמך כרגיל, אך קל לקריאה לכל מי שיודע היכן לחפש. כשאתם משתפים מסמך בדוא"ל או מעלים אותו לאתר, כל המטא-דאטה הזה עובר יחד עם הקובץ.

מדוע כדאי לכם לשים לב למטא-דאטה של מסמכים?

מטא-דאטה של מסמכים עלול לחשוף הרבה יותר ממה שהתכוונתם. קורות חיים שנשלחים למעסיק פוטנציאלי עשויים להראות שהם נוצרו במקור לפני שלוש שנים ונערכו 47 פעמים. הצעה עסקית עלולה לחשוף את שמותיהם של מחברים או סוקרים קודמים שהייתם מעדיפים לשמור פרטיים. מסמכים משפטיים עלולים לחשוף היסטוריית גרסאות פנימית. במקרים מסוימים, מטא-דאטה שימש אפילו בתיקי בית משפט כדי לקבוע לוחות זמנים או יוצרות. עבור עיתונאים המגנים על מקורות, עסקים השומרים על סודות מסחריים או כל מי שמעריך פרטיות, שליטה במטא-דאטה של מסמכים אינה אופציה — היא הכרח. אפילו מטא-דאטה תמים כמו שמכם המלא או החברה שלכם עלול להיות סיכון לפרטיות בעת שיתוף קבצים בציבור.

אילו סוגי מטא-דאטה מכילים מסמכי Office?

מסמכי Office Open XML (DOCX, XLSX, PPTX) מאחסנים מטא-דאטה בשני מיקומים עיקריים. מאפייני ליבה כוללים את הכותרת, הנושא, מילות המפתח, התיאור, המחבר, מי עודכן אחרון, מספר הגרסה, תאריך היצירה ותאריך העדכון. מאפיינים מורחבים (app.xml) מכילים את שם היישום והגרסה, שם החברה, זמן העריכה הכולל, מספר העמודים/המילים/השקפים ומידע על התבנית. מאפיינים מותאמים אישית יכולים לאחסן כל צמדי מפתח-ערך נוספים. חלק מהמסמכים מכילים גם שינויים במעקב, הערות עם שמות מחברים וחותמות זמן, וטקסט נסתר. הכלי שלנו נותן לכם נראות מלאה לכל המאפיינים הללו ומאפשר לכם לצפות, לערוך או להסיר כל אחד מהם בנפרד.

כיצד לשתף מסמכים בבטחה מבלי לדלוף מטא-דאטה

לפני שיתוף כל מסמך עם גורם חיצוני, בדקו תמיד את המטא-דאטה שלו. פתחו את הקובץ בעורך המטא-דאטה של המסמכים שלנו כדי לראות בדיוק איזה מידע נסתר הוא מכיל. הסירו או החליפו את שמכם האישי במזהה כללי. נקו את שדה החברה אם הוא מכיל פרטים ארגוניים רגישים. בדקו את היסטוריית הגרסאות — מספר גרסאות גבוה או זמן עריכה ארוך עלולים לחשוף יותר על התהליך שלכם ממה שהייתם רוצים. לפרטיות מקסימלית, שקלו ליצור עותק חדש של המסמך (המאפס חלק מהמטא-דאטה) ואז לנקות את המאפיינים הנותרים בעזרת הכלי שלנו. זכרו: ברגע ששלחתם קובץ בדוא"ל או העליתם אותו, אינכם יכולים להחזיר את המטא-דאטה שהוא הכיל.

מטא-דאטה של מסמכים ועמידה בתקנים

לתעשיות רבות יש דרישות מחמירות לגבי מטא-דאטה של מסמכים. אנשי מקצוע בתחום המשפט חייבים לוודא שסודיות הלקוח אינה נפגעת עקב מידע נסתר על המחבר. ארגוני בריאות צריכים לוודא שנתוני מטופלים אינם דולפים דרך מאפייני המסמך. לגופים ממשלתיים יש לעתים קרובות מדיניות המחייבת הסרת מטא-דאטה לפני פרסום ציבורי של מסמכים. הכלי שלנו עוזר לכם לעמוד בדרישות התאימות הללו בכך שהוא נותן לכם שליטה מלאה על כל שדה מטא-דאטה. תוכלו לבקר מסמכים לפני שיתוף, ליצור גרסאות נקיות להפצה ולשמור תיעוד ברור של מה שהוסר.