Edit Metadata Dokumen — Word, Excel, PowerPoint

Apakah metadata dokumen?

Metadata dokumen ialah maklumat tersembunyi yang disimpan di dalam fail Word, Excel dan PowerPoint anda. Setiap kali anda mencipta atau menyunting dokumen, Microsoft Office secara automatik merekodkan butiran seperti nama anda (sebagai pengarang), nama syarikat anda, tarikh dan masa fail dicipta dan kali terakhir diubah, jumlah masa penyuntingan, nombor semakan, malah nama komputer yang digunakan. Maklumat ini disimpan dalam struktur XML dalaman fail — tidak kelihatan apabila anda membuka dokumen seperti biasa, tetapi mudah dibaca oleh sesiapa yang tahu di mana mencarinya. Apabila anda berkongsi dokumen melalui e-mel atau memuat naiknya ke laman web, semua metadata ini ikut bersama fail tersebut.

Mengapa anda perlu peduli tentang metadata dokumen?

Metadata dokumen boleh mendedahkan jauh lebih banyak daripada yang anda niatkan. Resume yang dihantar kepada bakal majikan mungkin menunjukkan ia sebenarnya dicipta tiga tahun lalu dan disunting 47 kali. Cadangan perniagaan boleh mendedahkan nama pengarang atau penyemak sebelumnya yang lebih baik anda rahsiakan. Dokumen undang-undang mungkin mendedahkan sejarah semakan dalaman. Dalam sesetengah kes, metadata malah telah digunakan dalam kes mahkamah untuk menetapkan garis masa atau pengarang. Bagi wartawan yang melindungi sumber, perniagaan yang melindungi rahsia dagangan, atau sesiapa yang menghargai privasi, mengawal metadata dokumen bukan pilihan — ia keperluan. Malah metadata yang tidak bersalah seperti nama penuh atau syarikat anda boleh menjadi risiko privasi apabila berkongsi fail secara umum.

Apakah jenis metadata yang terkandung dalam dokumen Office?

Dokumen Office Open XML (DOCX, XLSX, PPTX) menyimpan metadata di dua lokasi utama. Sifat teras termasuk tajuk, subjek, kata kunci, penerangan, pengarang, terakhir diubah oleh, nombor semakan, tarikh penciptaan dan tarikh pengubahsuaian. Sifat lanjutan (app.xml) mengandungi nama dan versi aplikasi, nama syarikat, jumlah masa penyuntingan, bilangan halaman/perkataan/slaid dan maklumat templat. Sifat tersuai boleh menyimpan sebarang pasangan kunci-nilai tambahan. Sesetengah dokumen juga mengandungi perubahan yang dikesan, komen dengan nama pengarang dan cap masa, serta teks tersembunyi. Alat kami memberi anda keterlihatan penuh ke atas semua sifat ini dan membolehkan anda melihat, menyunting atau membuang setiap satunya secara berasingan.

Cara berkongsi dokumen dengan selamat tanpa membocorkan metadata

Sebelum berkongsi sebarang dokumen secara luaran, sentiasa semak metadata-nya. Buka fail dalam Penyunting Metadata Dokumen kami untuk melihat dengan tepat maklumat tersembunyi yang terkandung di dalamnya. Buang atau gantikan nama peribadi anda dengan pengecam umum. Kosongkan medan syarikat jika ia mengandungi butiran organisasi yang sensitif. Semak sejarah semakan — bilangan semakan yang tinggi atau masa penyuntingan yang panjang boleh mendedahkan lebih banyak tentang proses anda daripada yang anda inginkan. Untuk privasi maksimum, pertimbangkan untuk mencipta salinan baharu dokumen (yang menetapkan semula sebahagian metadata) dan kemudian bersihkan sifat yang tinggal dengan alat kami. Ingat: sebaik sahaja anda menghantar e-mel atau memuat naik fail, anda tidak boleh menarik balik metadata yang terkandung di dalamnya.

Metadata dokumen dan pematuhan

Banyak industri mempunyai keperluan ketat tentang metadata dokumen. Profesional undang-undang mesti memastikan kerahsiaan pelanggan tidak terjejas oleh maklumat pengarang tersembunyi. Organisasi penjagaan kesihatan perlu mengesahkan bahawa data pesakit tidak bocor melalui sifat dokumen. Agensi kerajaan selalunya mempunyai dasar yang memerlukan penyingkiran metadata sebelum dokumen diterbitkan secara umum. Alat kami membantu anda memenuhi keperluan pematuhan ini dengan memberi anda kawalan penuh ke atas setiap medan metadata. Anda boleh mengaudit dokumen sebelum berkongsi, mencipta versi bersih untuk pengedaran, dan mengekalkan rekod yang jelas tentang apa yang dibuang.